Cách Viết Email Tiếng Anh Chuyên Nghiệp Cân Mọi Tình Huống

Việc sử dụng email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp ngày càng trở nên phổ biến và đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp, hợp tác và xây dựng mối quan hệ với đối tác quốc tế. Viết một email tiếng Anh hiệu quả không chỉ đơn thuần là sử dụng từ ngữ chính xác mà còn đòi hỏi sự am hiểu về văn phong, cấu trúc và cách diễn đạt phù hợp với từng tình huống giao tiếp cụ thể.

Trong bài viết này, Wall Street English sẽ hướng dẫn bạn cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp cùng các mẫu email chuẩn, và ví dụ thực tế, giúp bạn tự tin sử dụng tiếng Anh trong công việc và ghi điểm trong mọi tình huống.

Thực hiện ngay bài Test tiếng Anh trực tuyến từ Trung tâm anh ngữ Wall Street English để xác định trình độ anh ngữ hiện tại của bạn:

Thế nào là cấu trúc của một email tiếng Anh chuẩn?

Một email được viết rõ ràng và chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn truyền đạt thông điệp mà còn tạo ấn tượng tốt đối với người nhận. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cấu trúc của một email tiếng Anh chuẩn mực, giúp bạn trở thành một người giao tiếp hiệu quả hơn.

1. Tiêu đề (Subject)

Mô tả: Tiêu đề của email là phần rất quan trọng, giúp người nhận hiểu nội dung chính của email ngay từ đầu.

Lưu ý: Tiêu đề nên ngắn gọn, rõ ràng và chuyên nghiệp. Bạn nên tránh sử dụng các từ ngữ không cần thiết và nên lựa chọn từ ngữ phù hợp với từng tính huống và cấp độ trang trọng. Một tiêu đề tốt có thể là "Meeting Request for Project Discussion" (Yêu cầu một cuộc họp để thảo luận về dự án) hoặc "Feedback Needed on Recent Proposal" (Yêu cầu phản hồi về đề xuất gần đây).

2. Lời chào (Salutation)

Mô tả: Đây là cách bạn bắt đầu email, thiết lập tông giọng cho phần còn lại của nội dung.

Các loại lời chào:

Chào hỏi trang trọng: Sử dụng trong các tình huống chính thức, như "Dear Mr. Smith," hoặc "Dear Dr. Johnson,". Những lời chào này thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận cũng như mức độ quan trọng của nội dung.
Chào hỏi không chính thức: Dùng trong các tình huống thân mật hơn, như "Hi John," hoặc "Hello Mary,". Những lời chào này phù hợp khi bạn đã có mối quan hệ gần gũi với người nhận cũng như những vấn đề không quá nghiêm trọng.

3. Nội dung chính (Body)

Mô tả: Phần này là trái tim của email, nơi bạn truyền đạt thông điệp chính của mình. Một nội dung rõ ràng và mạch lạc sẽ giúp người nhận dễ dàng hiểu thông điệp bạn muốn truyền đạt cũng như có những phản hồi phù hợp.

Cách soạn thảo:

Mở đầu: Bắt đầu bằng một câu chào hỏi lịch sự, có thể hỏi thăm sức khỏe hoặc tình hình của người nhận, ví dụ: "I hope this message finds you well." (Tôi mong rằng bạn vẫn luôn khỏe mạnh.)
Nội dung chính: Trình bày rõ lý do bạn viết email. Hãy chia nhỏ nội dung thành các đoạn văn để dễ đọc. Sử dụng các câu ngắn gọn và cụ thể để truyền đạt thông tin. Bạn cũng nên thêm các điểm quan trọng và tránh lan man.
Kêu gọi hành động: Đừng quên chỉ ra điều bạn mong muốn từ người nhận. Sử dụng các cụm từ như "Could you please..." (Bạn có thể vui lòng...) hoặc "I would appreciate if you could..." (Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể...) để làm rõ yêu cầu của bạn.

4. Lời kết (Closing)

Mô tả: Phần này giúp bạn kết thúc email một cách lịch sự và tạo cảm giác hoàn thiện cho nội dung.

Các cách kết thúc:

Chính thức: "Sincerely," hoặc "Best regards,". Những cách kết thúc này thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp.
Không chính thức: "Thanks," hoặc "Cheers,". Bạn có thể sử dụng những cách kết thúc này khi bạn đã có mối quan hệ gần gũi với người nhận.

5. Chữ ký (Signature)

Mô tả: Sau lời kết, bạn nên thêm chữ ký của mình để làm cho email trở nên hoàn chỉnh và chuyên nghiệp.

Nội dung chữ ký: Nên bao gồm tên đầy đủ, chức vụ, tên công ty và thông tin liên lạc khác nếu cần thiết. Việc này không chỉ giúp người nhận biết bạn là ai mà còn dễ dàng liên hệ lại với bạn sau này.

Ví dụ chữ ký:

Best regards,

John Doe

Project Manager

ABC Company

Phone: (123) 456-7890

Email: john.doe@example.com

Đọc thêm: 70 mẫu câu khi viết email tiếng Anh

Gợi ý cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

1. Cách viết lời chào đầu thư

Khi bắt đầu một email trong môi trường công việc, việc lựa chọn cách chào hỏi là rất quan trọng. Sử dụng “Dear…” là cách chào hỏi trang trọng hơn so với “Hi…” hay “Hello…”. Sau “Dear”, bạn nên ghi tên của người nhận.

Đối với những người nhận là nam, sử dụng “Mr.”, và đối với phụ nữ, dùng “Ms.”. Nếu bạn biết người phụ nữ đó chưa kết hôn, bạn có thể dùng “Miss”, còn nếu đã kết hôn, dùng “Mrs.”. Tuy nhiên, nếu bạn không biết tình trạng hôn nhân của người nhận hoặc muốn tôn trọng sự riêng tư của họ, tốt nhất nên dùng “Ms.”.

Nếu người nhận là người nước ngoài, sau “Mr.” hoặc “Ms.”, bạn chỉ ghi họ (last name) thay vì tên (first name). Ví dụ: Nếu người nhận tên là Sarah Parker, bạn viết là “Dear Ms. Parker,” hoặc “Dear Ms. Sarah Parker.”

Nếu người nhận là người Việt Nam, bạn có thể viết theo định dạng tên đệm và tên chính (VD: Mr. Anh Tuấn) hoặc tên họ đầy đủ (VD: Mr. Đoàn Anh Tuấn). Nếu không biết tên người nhận, bạn có thể sử dụng “Dear Sir,” cho nam và “Dear Madam,” cho nữ. Tuy nhiên, việc này không nên dùng thường xuyên và bạn nên cố gắng tìm hiểu tên người nhận.

Khi người nhận là nhiều người, bạn sẽ dựa vào tình huống để gọi tên. Ví dụ: “Dear team,”, “Dear Accounting Department,” hoặc “Dear Marketing Team and HR team,”.

2. Cách viết lời mở đầu email bằng tiếng Anh

Sau lời chào, bạn có thể trình bày ngay mục đích của email. Việc viết lời mở đầu không bắt buộc, nhưng nếu bạn quyết định mở đầu, lời mở đầu thường được chia thành hai loại: hỏi thăm sức khỏe người nhận và cảm ơn vì đã phản hồi email trước đó.

Cần lưu ý rằng việc hỏi thăm sức khỏe không cần thiết với tất cả các đối tượng. Chỉ nên hỏi thăm với những người bạn đã có mối quan hệ thân thiết hoặc những người thích được hỏi thăm. Đối với những người khác, tốt hơn là bạn nên đi thẳng vào vấn đề chính, vì nhiều người trong môi trường làm việc ưu tiên sự ngắn gọn.

Một số mẫu câu mở đầu bạn có thể sử dụng là:

“I hope this (email) finds you well.” (Tôi mong ông/bà vẫn khỏe.)
“I hope you had a great week.” (Tôi hy vọng ông/bà đã có một tuần tuyệt vời.)
“I hope you are all doing well.” (Tôi hy vọng mọi người đều khỏe.)
“Thank you for getting back to me.” (Cảm ơn vì đã phản hồi tôi.)
“Thank you for contacting me/us/ABC.” (Cảm ơn vì đã liên hệ với tôi/chúng tôi/ABC.)
“I’m/We’re happy to receive your email.” (Tôi/Chúng tôi vui khi nhận được email của bạn.)

3. Trình bày mục đích viết thư bằng tiếng Anh

Khi bạn phản hồi một email, bạn có thể sử dụng các mẫu câu sau:

“I’m writing to reply to your…” (Tôi viết email này để phản hồi về…)
“I’m writing with regard to your…” (Tôi viết email này để phản hồi về…)

Khi bạn chủ động viết thư, bạn có thể nói:

“With reference to…” (Liên quan đến…), “I would like to…” (Tôi muốn…)
“I’m writing to…” (Tôi viết email này để…)
“I’m reaching out to…” (Tôi liên lạc để…)
“I wish to draw your attention to…” (Tôi mong muốn bạn quan tâm đến…)

4. Cách truyền tải nội dung chính trong email bằng tiếng Anh

Mục đích yêu cầu người nhận làm một việc gì đó

Khi bạn viết thư để đưa ra yêu cầu hoặc hỏi thông tin, bạn có thể sử dụng:

“I would (highly) appreciate it if you could…” (Tôi sẽ (rất) cảm kích nếu bạn có thể…)
“I would be grateful if you could…” (Tôi sẽ cảm kích nếu bạn có thể…)
“It would be great if you could…” (Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể…)
“It would be a great support/help if you could…” (Sẽ là một sự hỗ trợ/giúp đỡ tuyệt vời nếu bạn có thể…)

Khi bạn phản hồi một yêu cầu hoặc cung cấp thông tin, bạn có thể viết:

“The… that you need is attached below.” (… mà bạn cần được đính kèm bên dưới.)
“The… that you’re seeking can be found in the attachment below.” (… mà bạn đang tìm kiếm có thể được tìm thấy trong file đính kèm bên dưới.)
“I’m/We’re glad to inform you that I/we can…” (Tôi/Chúng tôi lấy làm vui khi thông báo với bạn rằng tôi/chúng tôi có thể…)

Mục đích khiếu nại

Khi bạn cần khiếu nại, bạn có thể sử dụng:

“… has negatively affected…” (… đã (và đang) tác động tiêu cực lên…)
“I/We found… (very/quite)…” (Tôi/Chúng tôi thấy… (rất/khá)…)
“I/We absolutely would like to see your immediate effort in…” (Tôi/Chúng tôi hoàn toàn muốn thấy sự nỗ lực tức thì của bạn trong việc…)
“I’m/We are interested in how your company can make up for…” (Tôi/Chúng tôi quan tâm về việc công ty bạn có thể bồi thường như thế nào cho…)
“Unless this problem is solved promptly and thoroughly, then, unfortunately, we will have to take further action.” (Nếu vấn đề này không được giải quyết nhanh chóng và thấu đáo, chúng tôi sẽ phải có biện pháp quyết liệt hơn.)

Mục đích xin lỗi bằng tiếng Anh

Khi cần xin lỗi, bạn có thể nói:

“I/We sincerely apologize for…” (Tôi/Chúng tôi xin lỗi chân thành về…)
“I/We regret any inconvenience caused…” (Tôi/Chúng tôi rất tiếc về bất tiện đã gây ra…)
“Please accept my/our sincere apologies for…” (Xin vui lòng chấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi/chúng tôi về…)

Mục đích thông báo

Kindly find the information in the attachment(s) below: Vui lòng xem thông tin trong (những) tệp đính kèm bên dưới.
You can find… in the file(s) attached below...: Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing
Ví dụ: You can find the detailed quotation in the file attached below. (Bạn có thể tìm thấy báo giá chi tiết trong tệp được đính kèm bên dưới.)
I’m sending you… as an attachment...: Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing
Ví dụ: I’m sending you the contract as an attachment. (Tôi gửi cho bạn hợp đồng dưới dạng tệp đính kèm.)
I’m afraid I can’t open the attachment(s). Could you please help me check it/them?: Tôi e rằng tôi không thể mở (các) tệp đính kèm. Bạn có thể giúp tôi kiểm tra nó/chúng được không?
Could you please send… again in PDF format?: Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing
Ví dụ: Could you please send the contract again in PDF format? (Bạn có thể gửi lại hợp đồng dưới dạng PDF được không?)

Kết thúc email bằng tiếng Anh

Cách viết lời kết email bằng tiếng Anh

Khi kết thúc một email, việc lựa chọn cách kết thúc cũng quan trọng không kém việc bắt đầu. Tùy vào độ thân thiết với người nhận mà bạn có thể chọn cách kết thúc phù hợp. Những câu phổ biến khi kết thúc một email là:

“Thank you for your time.” (Cảm ơn bạn đã dành thời gian.)
“I appreciate your attention to this matter.” (Tôi rất cảm kích sự chú ý của bạn đối với vấn đề này.)
“I look forward to hearing from you soon.” (Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.)
“I look forward to your reply.” (Tôi mong đợi phản hồi từ bạn.)
“Please feel free to contact me if you need any further information.” (Xin vui lòng liên hệ với tôi nếu bạn cần thêm thông tin.)
“If you have any questions, please don’t hesitate to reach out.” (Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ.)

Cách viết lời chào kết thúc email bằng tiếng Anh

Sau khi kết thúc nội dung chính của email, bạn sẽ đến phần viết lời chào cuối. Một số lựa chọn phổ biến cho lời chào cuối là:

“Best regards,” (Trân trọng,)
“Kind regards,” (Thân ái,)
“Sincerely,” (Chân thành,)
“Yours faithfully,” (Thân ái,)
“Warm regards,” (Thân thương,)
“Best wishes,” (Chúc mọi điều tốt đẹp nhất,)

Nếu bạn viết cho người mà bạn quen biết hoặc có mối quan hệ thân thiết, bạn có thể sử dụng những cụm từ thân mật hơn:

“Take care,” (Chúc bạn sức khỏe,)
“Cheers,” (Thân mến,)
“Talk soon,” (Nói chuyện sau nhé,)

Sau lời chào cuối, bạn sẽ để lại tên của mình. Nếu email là một phần trong công việc, bạn nên bao gồm cả chức danh và thông tin liên lạc. Ví dụ:

Các lưu ý quan trọng khi viết email bằng tiếng Anh

Ngữ pháp và chính tả: Đảm bảo rằng email của bạn không có lỗi ngữ pháp và chính tả. Một email có lỗi sẽ gây ấn tượng không tốt cho người nhận và có thể dẫn đến sự hiểu lầm.
Ngắn gọn và súc tích: Trong môi trường công việc, mọi người thường không có nhiều thời gian để đọc email dài dòng. Hãy cố gắng viết ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.
Định dạng hợp lý: Sử dụng các đoạn văn ngắn và rõ ràng. Bạn có thể sử dụng dấu đầu dòng (bullet points) để liệt kê thông tin, giúp người đọc dễ theo dõi hơn.
Cảm xúc phù hợp: Cân nhắc cách bạn diễn đạt cảm xúc trong email. Nếu đó là một email chính thức, hãy giữ giọng điệu chuyên nghiệp. Nếu bạn viết cho một người bạn, bạn có thể thoải mái hơn với giọng điệu thân mật.
Kiểm tra lại trước khi gửi: Trước khi nhấn nút gửi, hãy dành một chút thời gian để đọc lại email. Điều này giúp bạn phát hiện các lỗi có thể bỏ sót và đảm bảo rằng bạn đã truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng.
Thời gian phản hồi: Nếu bạn nhận được một email, hãy cố gắng phản hồi trong vòng 24-48 giờ. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng thời gian của người gửi.

Đọc thêm: 7 lưu ý khi viết email bằng Tiếng Anh, chuyên nghiệp hơn

Mẫu nội dung email cho các mục đích khác nhau

Dưới đây là các mẫu email tiếng Anh cho các tình huống khác nhau, được biến tấu từ những mẫu gốc để tạo sự mới mẻ và chuyên nghiệp.

1. Email thư mời (Emails of invitation)

Mẫu 1:

Tiêu đề: Meeting Invitation – System Issues

Hi Ian,

We’re organizing a meeting to address the recent challenges with the computer systems, and your presence would be highly valuable. Given the legal concerns related to customer data loss, we believe your input would be essential.

The meeting is scheduled for next Thursday at 2 PM in Meeting Room 3, Corley Building, Leeds. Please let me know if there are any topics you wish to add, so I can include them in the agenda.

Looking forward to your confirmation soon.

Best regards,
David Mitchell
IT Project Manager.

Dịch tiếng Việt:

Chào Ian,

Chúng tôi đang tổ chức một cuộc họp để giải quyết các vấn đề gần đây với hệ thống máy tính, và sự hiện diện của bạn sẽ rất có giá trị. Xét đến những lo ngại về pháp lý liên quan đến việc mất dữ liệu khách hàng, chúng tôi tin rằng sự đóng góp của bạn sẽ rất quan trọng.

Cuộc họp sẽ được tổ chức vào thứ Năm tới lúc 2 giờ chiều tại Phòng họp 3, Tòa nhà Corley, Leeds. Vui lòng cho tôi biết nếu có bất kỳ chủ đề nào bạn muốn thêm vào để tôi có thể đưa chúng vào chương trình họp.

Mong sớm nhận được xác nhận của bạn.

Trân trọng,

David Mitchell

Quản lý Dự án CNTT

Mẫu 2

Tiêu đề: Invitation to Renewable Energy Presentation

Dear Mr. Smith,

My name is Sue Jenkins, representing Reef Technologies plc. We are thrilled to invite you to our event on The Future of Renewable Energy.

The event will feature distinguished speakers such as Dr. Josh Bartlett from MIT and Mrs. Jennifer Woods from Clean Future Inc. It will take place at the Randalls Conference Centre in Leeds, on April 12th, from 3 PM to 8 PM.

Please confirm your attendance by March 18th. Should you need directions or have any inquiries, feel free to reach out at sjenkins@reeftech.com or call me at 07867 7433123.

Looking forward to your response.

Yours sincerely,
Sue Jenkins
PR Manager
Reef Technologies plc

2. Email báo không thể tham dự (Can’t attend the meeting)

Mẫu 1

Tiêu đề: Unable to Attend Review Meeting

Dear Mr. Smith,

Thank you for the invitation to the meeting on July 12th. Regrettably, due to a prior engagement, I won’t be able to attend.

Please don’t hesitate to contact me at 6902341899 if needed. Apologies for any inconvenience this may cause.

Yours sincerely,
T Berridge

Mẫu 2

Tiêu đề: Rescheduling Tomorrow's Meeting

Hi John,

I hope all is well! Unfortunately, something urgent came up, and I won’t be able to attend the meeting tomorrow.

I apologize for the short notice—could we reschedule it for Friday? Please let me know if that works for you.

Best regards,
Will

3. Email cảm ơn (Emails of thanks)

Mẫu 1

Tiêu đề: Appreciation for Your Factory Tour

Dear Mr. Trotter,

I’d like to express my gratitude for showing us around your factory on Monday. It was an enlightening visit, and we appreciate the time and effort you put into meeting us.

Please convey our thanks to your staff, whose kindness made our visit even more productive.

Thank you again for the hospitality!

Yours sincerely,
Eric Banner
Account Executive
Merlin Components plc

Mẫu 2:

Tiêu đề: Celebrating Our Success

Dear Team,

I’m delighted to share that we’ve secured a major contract with the American government! This achievement wouldn’t have been possible without your dedication and hard work over the past few months.

Thank you for being an integral part of our success. Let’s continue building on this momentum!

Best regards,
Ron Lowe
CEO, Runners Ink Inc.

4. Email phàn nàn chính thức (Formal email of complaint)

Tiêu đề: Complaint Regarding Order Ref: 34ED12QP

Dear Mrs. Boswell,

I am writing to express my concern regarding a recent order (ref no. 34ED12QP). The delivery was four days late, and 40% of the components were damaged.

Although I contacted your Customer Service Manager, Peter Taylor, I was disappointed by the response. I still await a resolution and expect to receive undamaged replacements.

If this issue remains unresolved, we may have to take further action. Kindly reply by 5 PM today with a plan to address the matter.

Yours sincerely,
Craig Smith
Production Director, EGO

5. Email yêu cầu chính thức (Formal email of request)

Tiêu đề: Information Request for Skipton Airport Project

Dear Mr. Mitchell,

I am reaching out regarding the Skipton Airport Project. Could you provide us with an update on the project’s status? Additionally, please clarify the current issues with the delivery system and share when they will be resolved.

We also request a copy of the latest project report, as we have yet to receive it. Could you confirm if the post-installation support covers 24-hour service, including parts and labor? We would also appreciate a quote for extending the support period from 6 to 12 months.

I look forward to your prompt response.

Yours sincerely,
Ian McAdam
Development Manager

6. Email nêu ra yêu cầu 1 cách thân thiện. (Informal email of request)

Tiêu đề: Quick Questions about the Project
Hi Dave,

I hope things are going smoothly on your end! I have a few quick questions regarding the Skipton Airport Project.

Could you update me on the project status and clarify the current delivery system issues? Also, I still haven’t received the latest report—could you send it over?

Lastly, we’re thinking about extending the post-installation support from 6 months to 12. Could you provide a quote for this?

Thanks in advance!

Best,
Ian McAdam

7. Email xin lỗi chính thức (Formal email of apology)

Tiêu đề: Apology for Late Response and Damaged Order
Dear Mr. Smith,

I sincerely apologize for the delay in responding to your concerns about order ref no. 34ED12QP. Peter Taylor has been on sick leave, which caused a communication lapse, but this is no excuse.

I’ve taken charge of the situation and will ensure it won’t happen again. Regarding the damaged components, while our policy is to address such issues within seven days of delivery, we value your partnership and will make an exception.

Thank you for your patience, and I will update you shortly on the resolution.

Yours sincerely,
Craig Smith

Các mẫu email trên mang tính linh hoạt và phù hợp với nhiều tình huống khác nhau trong môi trường công việc. Tùy vào bối cảnh, bạn có thể tùy chỉnh ngôn từ và cách trình bày sao cho phù hợp và hiệu quả nhất.

Kết luận

Bài viết trên đã cung cấp bố cục của một email tiếng Anh hoàn chỉnh và tổng hợp các mẫu câu hữu ích để áp dụng trong email để truyền đạt thông tin một cách hiệu quả nhất.

Để nâng cao kỹ năng tiếng Anh chuyên nghiệp và tự tin hơn trong công việc, hãy liên hệ với Trung tâm Anh ngữ Wall Street English. Chúng tôi sẽ tư vấn khóa học phù hợp với nhu cầu của bạn, hoặc bạn có thể thử kiểm tra trình độ tiếng Anh và nhận tư vấn miễn phí về lộ trình học cá nhân hóa ngay hôm nay!

Cách Viết Email Bằng Tiếng Anh Cực Chuyên Nghiệp Cân Mọi Tình Huống