7 lưu ý khi viết email bằng Tiếng Anh, chuyên nghiệp hơn

Bạn có bao giờ gặp phải khó khăn khi phải bắt tay vào viết một email bằng tiếng Anh trang trọng, lịch sự trong công việc? Sử dụng từ ngữ và trình tự như thế nào để người nhận cảm thấy được tôn trọng và hài lòng? Hãy cùng tham khảo một số lưu ý mà Trung tâm anh ngữ Wall Street tổng hợp để giúp bạn soạn một email tiếng Anh chuyên nghiệp hơn, phù hợp với anh ngữ văn phòng, công sở.

Xem thêm:

Chọn tiêu đề email phù hợp

Tiêu đề email nên ngắn gọn, súc tích trực tiếp nêu rõ vấn đề chính của email, không quá 50 ký tự. Điều này sẽ giúp người nhận dễ dàng đọc và hiểu nội dung. Dưới đây là một số mẹo để chọn tiêu đề email phù hợp:

Sử dụng các từ khóa chính: Tập trung vào các từ khóa chính trong tiêu đề email sẽ giúp người nhận dễ dàng hiểu nội dung. Ví dụ: nếu email của bạn về một cuộc hẹn, bạn có thể sử dụng tiêu đề "Cuộc hẹn [ngày tháng] lúc [giờ]".
Sử dụng các từ ngữ hành động: Sử dụng các từ ngữ hành động trong tiêu đề email sẽ giúp người nhận hiểu rõ nội dung và có thể hành động ngay lập tức nếu cần thiết. Ví dụ: nếu email của bạn là để yêu cầu thông tin, bạn có thể sử dụng tiêu đề "Yêu cầu thông tin [sản phẩm hoặc dịch vụ]".
Sử dụng các dấu câu và biểu tượng: Lưu ý các dấu câu và biểu tượng một cách hợp lý trong tiêu đề email sẽ giúp người nhận dễ dàng hiểu nội dung. Ví dụ: nếu email của bạn là để thông báo tin tốt, bạn có thể sử dụng tiêu đề "Tin vui! [thông tin]".

Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng

Viết email bằng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng (formal) tránh sử dụng từ ngữ không chuyên nghiệp - thuộc văn nói, từ ngữ thô tục hoặc ngôn ngữ gây hiểu nhầm. Bạn nên tìm hiểu những mẫu câu viết email thông dụng hoặc từ vựng thích hợp cho văn viết.

Sử dụng các từ ngữ như "please" (xin vui lòng), "thank you" (cảm ơn bạn), "sorry" (xin lỗi) để thể hiện sự lịch sự, tôn trọng và biểu đạt lòng biết ơn. Một số mẫu câu nhờ vả bằng tiếng Anh khi viết email:

Would you mind [doing something]? (Bạn có phiền [làm gì đó] không?)

Đây là cách nhờ vả lịch sự và thân thiện.

Ví dụ: Would you mind sending me the meeting minutes? (Bạn có phiền gửi cho tôi biên bản cuộc họp không?)

I was wondering if you could [do something]. (Tôi đang thắc mắc liệu bạn có thể [làm gì đó] không?)

Đây là cách nhờ vả nhẹ nhàng và tế nhị.

Ví dụ: I was wondering if you could help me with this project. (Tôi đang thắc mắc liệu bạn có thể giúp tôi với dự án này không?)

I would be grateful if you could [do something]. (Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể [làm gì đó])

Đây là cách nhờ vả chân thành và trân trọng.

Ví dụ: I would be grateful if you could provide me with more information about your product. (Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể cung cấp thêm thông tin về sản phẩm của bạn.)

I would be happy to [do something] if you need help. (Tôi rất sẵn lòng [làm gì đó] nếu bạn cần giúp đỡ.)

Đây là cách nhờ vả chủ động và thể hiện sự sẵn sàng giúp đỡ.

Ví dụ: I would be happy to help you with your presentation if you need it. (Tôi rất sẵn lòng giúp bạn với bài thuyết trình của bạn nếu bạn cần.)

I would appreciate it if you could [do something]. (Tôi đánh giá cao nếu bạn có thể [làm gì đó])

Đây là cách nhờ vả lịch sự và trang trọng.

Ví dụ: I would appreciate it if you could send me the invoice as soon as possible. (Tôi đánh giá cao nếu bạn có thể gửi cho tôi hóa đơn sớm nhất có thể.)

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các mẫu câu sau:

Can you please [do something]? (Bạn có thể [làm gì đó] không?)
I'm asking for your help with [something]. (Tôi đang yêu cầu sự giúp đỡ của bạn về [thứ gì đó].)
I need your help with [something]. (Tôi cần sự giúp đỡ của bạn về [thứ gì đó].)

Luôn luôn bắt đầu email bằng lời chào

Cách mở đầu thường gặp nhất dành cho các email nói chung là "Dear Ms./Mrs/Mr. + họ của người nhận". Cách mở đầu này thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận và phù hợp với mọi hoàn cảnh.

Trong trường hợp bạn không biết tên của người nhận email, hãy sử dụng lời chào mở đầu "Dear Sir/Madam". Cách mở đầu này cũng thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận, nhưng không mang tính cá nhân hóa. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các lời chào mở đầu thân thiện hơn, chẳng hạn như:

Hi [tên người nhận],
Good morning [tên người nhận],
Good afternoon [tên người nhận],

Lựa chọn lời chào mở đầu phù hợp phụ thuộc vào mối quan hệ giữa bạn và người nhận, cũng như tính chất của email.

Hãy cám ơn người nhận ở đầu email

Cho dù bạn đang viết email cho nhà tuyển dụng, cấp trên hay khách hàng thì dòng cám ơn sẽ là một tín hiệu cho thấy thiện ý của bạn. Ví dụ: “Thank you for contacting X Company” (hoặc “Thank you for your prompt”, “Thank you for getting back to me” khi bạn đang trả lời một email phản hồi). Sự cám ơn ngay phần đầu email là một việc nên tuân thủ, vì nó giúp người đọc cảm thấy thoải mái, dễ dàng tiếp nhận các thông tin ở phần sau và bạn cũng tạo được ấn tượng chuyên nghiệp hơn.

Nêu rõ mục đích gửi email của bạn

Sau khi bắt đầu các thủ tục mang tính thông lệ và lịch sự, bạn hãy đề cập đến mục đích của mình ngay. Điều này giúp email đi thẳng vào vấn đề chính, tránh lan man và cũng tiết kiệm thời gian của cả bạn và người đọc email. Bắt đầu bằng “I am writing to enquire about…” (Tôi viết thư này để hỏi về…) hoặc “I am writing in reference to …” (Tôi viết email này để nói về việc…)

Sau câu đầu tiên về mục đích, bạn có thể chuyển hẳn sang các nội dung chính của email. Nên nhớ sử dụng các câu ngắn gọn, rõ ràng, một nghĩa. Đồng thời lưu ý đến các lỗi chính tả, ngữ pháp và quy tắc chấm câu. Email trang trọng trong công việc nên hạn chế việc viết tắt, ví dụ: thay vì viết “I’m writing to…” bạn hãy dùng “I am writing to…”.

Kết thúc email bằng lời cảm ơn

Lời cảm ơn là một phần quan trọng của email, vì vậy hãy luôn kết thúc email bằng lời cảm ơn. Điều này thể hiện sự trân trọng của bạn đối với người nhận và giúp bạn kết thúc email một cách chuyên nghiệp.

Ví dụ:

“Thank you for your patience and cooperation” (Cám ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của anh/chị);

“Thank you for your consideration” (Cám ơn vì đã dành thời gian xem xét lời đề nghị này).

Cuối cùng, bạn có thể thêm vào các mẫu câu như:

“If you have any questions or concerns, do not hesitate to let me know” (Nếu anh có bất kỳ thắc mắc hoặc quan tâm nào, đừng ngần ngại cho tôi biết)

“I look forward to hearing from you” (Tôi chờ đợi sự hồi âm từ chị).

Dùng một từ trang trọng ở trước chữ ký

Phần kết thúc email nên sử dụng “Best regards”, “Sincerely”, hoặc “Thank you” để tạo ra sự chuyên nghiệp. Nên tránh sử dụng “Best wishes” hoặc “Cheers” trong email công việc. Bước cuối cùng, hãy đảm bảo bạn đã đọc lại email lần cuối trước khi gửi để chắc chắn là không bỏ sót lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào.

Nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng tiếng Anh cho người đi làm, phục vụ cho công việc, đừng quên liên hệ với Trung tâm anh ngữ Wall Street English nhé! Hoặc bạn có thể làm các bài kiểm tra trình độ tiếng Anh và nhận tư vấn miễn phí ngay hôm nay.

7 lưu ý khi viết email bằng Tiếng Anh