6 Mẫu Biên Bản Cuộc Họp Bằng Tiếng Anh Chuyên Nghiệp
Nov 08, 2024
Trong môi trường làm việc hiện đại, nhất là với các công ty, tổ chức có hoạt động quốc tế, việc tổ chức cuộc họp và ghi lại nội dung dưới dạng biên bản là không thể thiếu. Đặc biệt, với các cuộc họp có sự tham gia của đối tác nước ngoài, biên bản họp bằng tiếng Anh (meeting minutes) trở thành công cụ quan trọng, giúp ghi chú và truyền tải chính xác các nội dung trao đổi và quyết định quan trọng.
Dưới đây là hướng dẫn đầy đủ và chi tiết giúp bạn viết một biên bản họp tiếng Anh một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, từ việc chuẩn bị trước khi họp đến cách trình bày biên bản sau khi cuộc họp kết thúc. Cùng Wall Street English khám phá cách tạo nên một biên bản cuộc họp rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu!
Làm bài test tiếng Anh sau để xác định trình độ tiếng Anh của mình cùng với Wall Street English nhé.
1. Biên Bản Cuộc Họp Bằng Tiếng Anh Là Gì?
Biên bản cuộc họp bằng tiếng Anh, hay còn gọi là "meeting minutes" hoặc "MoM" (Minutes of Meeting), là tài liệu dùng để ghi lại các nội dung, quyết định và nhiệm vụ được thống nhất trong cuộc họp. Meeting minutes có vai trò quan trọng trong việc lưu trữ thông tin, giúp mọi thành viên dễ dàng tra cứu, và nhắc nhở các nhiệm vụ cần thực hiện sau cuộc họp.
2. Các Bước Viết Biên Bản Cuộc Họp Bằng Tiếng Anh
Bước 1: Chuẩn Bị "Meeting Agenda"
Meeting Agenda là một tài liệu cung cấp khung nội dung chính của cuộc họp, giúp người tham gia có cái nhìn tổng quát và chuẩn bị ý kiến đóng góp. Bạn nên dựa vào lịch trình cuộc họp để lập biên bản, đảm bảo tập trung vào những điểm chính.
Bước 2: Sử Dụng Template Biên Bản Cuộc Họp
Trước khi cuộc họp diễn ra, hãy chuẩn bị sẵn một mẫu biên bản, gồm các phần cơ bản như: tiêu đề cuộc họp, thời gian, địa điểm, người tham dự, mục tiêu cuộc họp và các mục nội dung chính. Template giúp bạn ghi chép nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Bước 3: Ghi Chép Thông Tin Một Cách Ngắn Gọn
Khi cuộc họp bắt đầu, hãy ghi chép lại các nội dung quan trọng, tránh việc diễn giải dài dòng. Sử dụng câu ngắn và gạch đầu dòng cho mỗi ý để đảm bảo biên bản rõ ràng, dễ đọc.
- Ghi rõ tên cuộc họp (Meeting Title)
- Thời gian và địa điểm (Date, Time, Location)
- Mục tiêu của cuộc họp (Purpose of the Meeting)
- Danh sách người tham dự (Attendees List)
- Nội dung cuộc họp (Meeting Discussion Points)
Bước 4: Ghi Lại Các Quyết Định Quan Trọng và Công Việc Tiếp Theo
Biên bản cần ghi rõ các quyết định đã được thống nhất, nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân sau cuộc họp và các mốc thời gian quan trọng liên quan đến tiến độ công việc. Đây là phần quan trọng để giúp mọi người nắm rõ vai trò và trách nhiệm của mình.
Bước 5: Đọc Lại Biên Bản và Hoàn Thiện
Sau khi ghi chép xong, hãy rà soát biên bản để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót. Nếu cần thiết, bạn có thể gửi bản nháp cho các thành viên tham gia để xác nhận lại thông tin trước khi biên bản chính thức được lưu trữ.
3. Mẫu Biên Bản Cuộc Họp Bằng Tiếng Anh (Meeting Minute Template) và Các Thuật Ngữ Thường Dùng
Trong các tình huống khác nhau, biên bản cuộc họp có thể được viết dưới nhiều dạng để phù hợp với mục đích và mức độ chính thức của cuộc họp. Dưới đây là một số loại biên bản họp thông dụng:
- Biên bản điều hành (Executive Minutes): Dành cho các cuộc họp ở cấp cao, như hội đồng quản trị, ghi lại các quyết định và nội dung thảo luận quan trọng nhất.
- Biên bản nguyên văn (Verbatim Minutes): Ghi lại chi tiết từng lời nói của người tham dự, thường dùng trong các cuộc họp yêu cầu mức độ chính xác cao.
- Biên bản không chính thức (Informal Minutes): Dành cho các cuộc họp không yêu cầu sự trang trọng cao, chỉ ghi lại các ý chính và quyết định.
- Biên bản chính thức (Formal Minutes): Thể hiện đầy đủ các nội dung cần thiết và thường tuân thủ theo một cấu trúc nhất định, dùng trong các cuộc họp quan trọng của công ty.
- Biên bản thảo luận (Discussion Minutes): Ghi lại chi tiết các điểm đã thảo luận, giúp theo dõi tiến độ và các ý kiến đóng góp của từng thành viên.
- Biên bản hành động (Action Minutes): Tập trung vào các nhiệm vụ và trách nhiệm đã được giao cho các thành viên tham gia cuộc họp.
Mỗi loại biên bản trên đều có cấu trúc và nội dung khác nhau, tùy thuộc vào mục đích của cuộc họp và yêu cầu của tổ chức.
Dưới đây là các mẫu biên bản cuộc họp phổ biến bằng tiếng Anh với nội dung cụ thể cho từng loại cuộc họp:
Biên bản điều hành (Executive Minutes)
Executive Meeting Minutes
Date: [Ngày họp]
Time: [Thời gian bắt đầu] - [Thời gian kết thúc]
Location: [Địa điểm họp]
Attendees: [Danh sách thành viên tham dự]
Agenda: [Nội dung chính của cuộc họp]
- Opening Remarks: [Lời mở đầu của người chủ trì]
- Reports: [Các báo cáo từ từng thành viên hoặc bộ phận]
- Decisions Made: [Những quyết định quan trọng được đưa ra]
- Action Items: [Danh sách nhiệm vụ cụ thể giao cho từng thành viên]
- Closing Remarks: [Kết luận của cuộc họp]
Biên bản nguyên văn (Verbatim Minutes)
Verbatim Meeting Minutes
Date: [Ngày họp]
Time: [Thời gian bắt đầu] - [Thời gian kết thúc]
Location: [Địa điểm họp]
Attendees: [Danh sách thành viên tham dự]
- Speaker 1: "[Ghi lại nguyên văn phát biểu của từng người tham gia]"
- Speaker 2: "[Phát biểu kế tiếp]"
- Speaker 3: "[Phát biểu kế tiếp]"
Biên bản không chính thức (Informal Minutes)
Informal Meeting Minutes
Date: [Ngày họp]
Time: [Thời gian bắt đầu] - [Thời gian kết thúc]
Location: [Địa điểm họp]
Attendees: [Danh sách thành viên tham dự]
- Main Points Discussed: [Tóm tắt những nội dung thảo luận chính]
- Decisions Made: [Các quyết định quan trọng]
- Next Steps: [Các bước tiếp theo hoặc nhiệm vụ đã giao]
Biên bản chính thức (Formal Minutes)
Formal Meeting Minutes
Date: [Ngày họp]
Time: [Thời gian bắt đầu] - [Thời gian kết thúc]
Location: [Địa điểm họp]
Attendees: [Danh sách thành viên tham dự]
Absentees: [Danh sách thành viên vắng mặt]
- Approval of Previous Minutes: [Xác nhận biên bản họp trước]
- Reports Presented: [Các báo cáo được trình bày]
- Discussions: [Nội dung thảo luận chi tiết]
- Votes and Decisions: [Các quyết định được biểu quyết]
- Action Items and Assignments: [Nhiệm vụ giao cho các thành viên]
Biên bản thảo luận (Discussion Minutes)
Discussion Meeting Minutes
Date: [Ngày họp]
Time: [Thời gian bắt đầu] - [Thời gian kết thúc]
Location: [Địa điểm họp]
Attendees: [Danh sách thành viên tham dự]
- Topics Discussed:
- [Chủ đề 1]: [Nội dung chi tiết]
- [Chủ đề 2]: [Nội dung chi tiết]
- Ideas and Suggestions: [Ý tưởng và đề xuất từ từng thành viên]
- Conclusion and Next Steps: [Kết luận và các hành động cần thực hiện]
Biên bản hành động (Action Minutes)
Action Meeting Minutes
Date: [Ngày họp]
Time: [Thời gian bắt đầu] - [Thời gian kết thúc]
Location: [Địa điểm họp]
Attendees: [Danh sách thành viên tham dự]
- Objective of the Meeting: [Mục tiêu chính của cuộc họp]
- Key Decisions and Actions:
- Action Item 1: [Mô tả nhiệm vụ, người phụ trách, và thời hạn hoàn thành]
- Action Item 2: [Mô tả nhiệm vụ, người phụ trách, và thời hạn hoàn thành]
- Follow-Up Plan: [Kế hoạch theo dõi và các mốc quan trọng]
4. Ví Dụ Minh Họa các Biên Bản Cuộc Họp
Dưới đây là ví dụ cụ thể về biên bản cuộc họp để bạn tham khảo:
Ví dụ 1: Biên bản cuộc họp báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng
Meeting Title: Monthly Sales Meeting
Date: 05/11/2024
Time: 9:00 AM - 10:30 AM
Location: 21 Lê Quý Đôn, Ward Võ Thị Sáu, District 3, HCM City.
Attendees:
- Mr. John Doe (Chairman)
- Ms. Jane Smith (Secretary)
- Mr. David Brown (Marketing Director)
- Ms. Emily White (Finance Manager)
Purpose of Meeting:
Review sales performance and set targets for the next month.
Agenda:
- Review of last month’s sales report
- Discuss strategies to improve performance
- Set targets for the next quarter
Summary:
- Last month’s sales increased by 15% compared to the previous month, with significant growth in the online segment.
- Discussed potential strategies, including a new focus on digital marketing and customer retention initiatives.
- Agreed to increase the online advertisement budget by 20% to support the planned marketing campaigns.
Action Items:
- Marketing Team: Develop a new online campaign targeting younger demographics by 15/11/2024.
- Finance Team: Allocate an additional budget for online advertising by 12/11/2024.
- Sales Team: Present a plan to improve in-store sales at the next monthly meeting scheduled for 05/12/2024.
Ví dụ 2: Biên bản cuộc họp dự án
Meeting Title: Project Kick-Off Meeting – “Website Redesign Project”
Date: 05/11/2024
Time: 2:00 PM - 3:30 PM
Location: Wall Street English Head Office, 21 Lê Quý Đôn, Ward Võ Thị Sáu, District 3, HCM City.
Attendees:
- Ms. Alice Nguyen (Project Manager)
- Mr. Mark Tran (Lead Designer)
- Ms. Linda Hoang (Content Specialist)
- Mr. Kevin Lee (IT Specialist)
Purpose of Meeting:
Define project goals, roles, timelines, and deliverables for the website redesign project.
Agenda:
- Introduction to project goals and objectives
- Define roles and responsibilities
- Outline project milestones and timelines
- Review initial design ideas and requirements
Summary:
- Project goals were defined as creating a more user-friendly website with improved navigation and mobile responsiveness.
- Roles were assigned:
- Project Manager: Ms. Alice Nguyen
- Lead Designer: Mr. Mark Tran
- Content Specialist: Ms. Linda Hoang
- IT Support: Mr. Kevin Lee
- Key milestones set:
- Initial Design Draft: 20/11/2024
- Content Completion: 05/12/2024
- Beta Testing: 20/12/2024
- Launch Date: 05/01/2025
Action Items:
- Lead Designer: Complete initial design mockups and present them in the next project meeting by 20/11/2024.
- Content Specialist: Prepare website content draft to align with new design by 05/12/2024.
- IT Specialist: Review technical requirements and prepare a list of potential challenges by 15/11/2024.
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo các biên bản cuộc họp với nhiều loại cuộc họp khác nhau tại đây:
Nguồn: Zapier
5. Giao tiếp tiếng Anh văn phòng hiệu quả với khóa học tiếng Anh của Wall Street English
Để ghi chép và trình bày một biên bản cuộc họp bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, bạn cần có vốn tiếng Anh chuyên ngành và kỹ năng giao tiếp thành thạo. Wall Street English cung cấp khóa học tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm, giúp bạn tự tin hơn khi làm việc trong môi trường quốc tế.
Với chương trình học linh hoạt, bạn sẽ học cách sử dụng tiếng Anh trong công việc, từ việc ghi chép biên bản đến thuyết trình và đàm phán với đối tác nước ngoài. Hãy để lại thông tin ở form đăng ký cuối trang để được tư vẫn miễn phí lộ trình học tiếng Anh cá nhân hóa và sẵn sàng cho những cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp của bạn!
Tham khảo các khóa học của Wall Street English tại đây:
