6 Cách Viết Email Phản Hồi Bằng Tiếng Anh Chuyên Nghiệp

Tiếng Anh ứng dụng

Nov 04, 2024

Trong công việc, việc viết email phản hồi bằng tiếng Anh là một kỹ năng cần thiết giúp bạn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và thể hiện sự lịch sự, tôn trọng đối tác. Tuy nhiên, khác với việc giao tiếp trực tiếp, viết email yêu cầu khả năng diễn đạt rõ ràng, chính xác mà vẫn thể hiện được ý định một cách tinh tế. Dưới đây, Wall Street English tổng hợp 6 cách viết email trả lời bằng tiếng Anh giúp bạn ứng dụng vào các tình huống thường gặp trong công việc. 

Các bài viết liên quan: 

1. Hiểu Rõ Cấu Trúc Của Một Email Chuẩn Bằng Tiếng Anh

Để viết một email phản hồi hiệu quả, điều đầu tiên là cần nắm vững cấu trúc của một email chuẩn. Một email phản hồi cần có những phần sau: 

  • Tiêu đề: Thể hiện nội dung chính của email, giúp người nhận hiểu ngay mục đích. 
  • Lời chào: Thể hiện sự tôn trọng và lịch sự với người nhận. Ví dụ: “Hello Mr. Long,” 
  • Mở đầu: Đưa ra lời cảm ơn hoặc thể hiện sự mong chờ để duy trì không khí tích cực. 
  • Nội dung chính: Trình bày thông tin quan trọng một cách súc tích và dễ hiểu. 
  • Kết thúc và chữ ký: Thể hiện sự mong muốn hợp tác tiếp tục và chữ ký với đầy đủ thông tin liên hệ. 

2. Cách Viết Email Phản Hồi Tiếng Anh Đề Cập Đến Nội Dung Trước Đó 

Khi phản hồi về nội dung đã trao đổi trước đó, hãy bắt đầu với các cụm từ thể hiện tính liên kết như: 

  • As mentioned in your email, … (Như đã đề cập trong email của bạn, …) 
  • Regarding our previous discussion, … (Liên quan đến thảo luận trước đó của chúng ta, …) 

Ví dụ: 

As mentioned in your previous email, I confirm that I will join the meeting next Thursday at 10 AM. 

3. Cách Phản Hồi Khi Muốn Yêu Cầu Thêm Thông Tin 

Khi bạn cần thêm thông tin từ người nhận, hãy sử dụng ngôn ngữ trang trọng nhưng thể hiện rõ ràng mong muốn của mình. Một số cụm từ gợi ý: 

  • I would appreciate if you could provide… (Tôi rất trân trọng nếu bạn có thể cung cấp…) 
  • Could you please let me know more about…? (Bạn có thể cho tôi biết thêm về… không?) 

Ví dụ: 

I would appreciate if you could provide additional details about the project timeline. 

4. Cách Viết Email Phản Hồi bằng Tiếng Anh để Thông Báo Thông Tin 

Nếu bạn muốn thông báo tin tức tích cực, hãy mở đầu với các cụm từ sau để mang lại cảm giác vui vẻ: 

  • We are pleased to inform you that… (Chúng tôi vui mừng thông báo rằng…) 
  • You will be happy to hear that… (Bạn sẽ vui khi biết rằng…) 

Ví dụ: 

We are pleased to inform you that your proposal has been approved. Congratulations on this achievement! 

Trong tình huống phải đưa ra tin tức không tốt, hãy lựa chọn từ ngữ cẩn thận và thể hiện sự thông cảm. Một số cụm từ hay dùng là: 

  • We regret to inform you that… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…) 
  • After careful consideration, we have decided… (Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định…) 

Ví dụ: 

We regret to inform you that we are unable to proceed with the partnership at this time. 

ưu đãi học phí khoá tiếng anh giao tiếp.png

6. Cách Phản Hồi Lời Phàn Nàn hoặc Từ Chối qua Email

Khi phản hồi phàn nàn hoặc từ chối một đề nghị, hãy khéo léo lựa chọn ngôn từ sao cho nhẹ nhàng, thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp. 

  • I’m sorry to hear that… (Tôi rất tiếc khi biết rằng…) 
  • I understand your concern, and… (Tôi hiểu mối quan tâm của bạn, và…) 

Ví dụ: 

I’m sorry to hear that the service did not meet your expectations. We are currently reviewing the process to improve our services. 

Trong trường hợp bạn cần gửi email xin lỗi khách hàng hoặc đối tác bằng tiếng Anh, điều này là không thể tránh khỏi trong hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào. Để làm dịu cảm xúc của người nhận sau khi đọc email, bạn nên chọn từ ngữ một cách khéo léo và tinh tế.  

Dưới đây là một số câu xin lỗi mẫu mà bạn có thể tham khảo để đạt hiệu quả tốt hơn: 

  • We are sorry for the trouble we caused. I promise it won’t happen again. (Chúng tôi xin lỗi vì những rắc rối mà chúng tôi gây ra. Chúng tôi cam kết điều đó sẽ không xảy ra lần nào nữa). 
  • I am really sorry, but I can not … because... (Tôi rất xin lỗi, nhưng tôi không thể … bởi vì…). 

Ví dụ: 

I am really sorry, but I cannot come to the meeting next Friday because I have a very busy schedule next week.  

(Tôi thành thật xin lỗi, nhưng tôi không thể tham dự cuộc họp vào thứ Sáu tuần tới do lịch trình của tôi trong tuần quá bận rộn.)