Cách trả lời thư mời, email phỏng vấn bằng tiếng Anh

Trong thế giới toàn cầu hóa ngày nay, tiếng Anh đã trở thành ngôn ngữ không thể thiếu trong giao tiếp quốc tế, đặc biệt là trong lĩnh vực tuyển dụng. Chẳng hạn như khi bạn nhận được thư mời phỏng vấn qua email bằng tiếng Anh, cách trả lời như thế nào để thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng?

Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này - "Cách trả lời thư mời, email phỏng vấn bằng tiếng Anh" từ Trung tâm anh ngữ Wall Street English để bạn có thể tự tin hơn trong mỗi lần liên lạc và thể hiện sự chắc chắn trong câu trả lời của mình.

Quy trình tuyển dụng và thông tin email phỏng vấn phổ biến

Trong quy trình tuyển dụng thông thường, sau khi chọn lọc hồ sơ ứng tuyển phù hợp, nhà tuyển dụng sẽ liên hệ trao đổi chi tiết với ứng viên về thông tin công việc cũng như mời ứng viên đến công ty để tham gia phỏng vấn trực tiếp. Sau khi trao đổi sơ bộ qua điện thoại, chuyên viên nhân sự gửi email để xác nhận thời gian, địa điểm, cũng như những thông tin bổ sung khác cho ứng viên. Việc trả lời thư mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp là vô cùng quan trọng vì nó thể hiện:

• Sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng và thể hiện sự quan tâm của bạn đối với vị trí ứng tuyển.
• Khả năng giao tiếp hiệu quả của bạn, một yếu tố quan trọng trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.
• Sự chuyên nghiệp và chín chắn của bạn, tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.

Thư mời phỏng vấn thường bao gồm các thông tin sau:

• Vị trí ứng tuyển
• Thời gian và địa điểm phỏng vấn
• Thông tin liên hệ của người phỏng vấn
• Yêu cầu về trang phục (nếu có)
• Thông tin bổ sung khác về công việc

Khi trả lời thư mời phỏng vấn, bạn cần lưu ý:

• Trả lời sớm: Nên trả lời trong vòng 24 giờ sau khi nhận được email.
• Sử dụng ngôn ngữ trang trọng: Tránh sử dụng tiếng lóng hoặc viết tắt.
• Cảm ơn nhà tuyển dụng: Thể hiện sự trân trọng đối với cơ hội được phỏng vấn.
• Xác nhận thông tin: Xác nhận lại thời gian, địa điểm phỏng vấn và thông tin liên hệ.
• Đặt câu hỏi: Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy hỏi nhà tuyển dụng trong email.
• Ký tên: Ký tên đầy đủ của bạn.

Chuẩn bị trước khi trả lời thư mời phỏng vấn

Đọc kỹ và hiểu nội dung thư mời, email

Bước đầu tiên và quan trọng nhất là đọc kỹ nội dung thư mời phỏng vấn để nắm rõ các thông tin quan trọng như:

• Ngày, giờ và địa điểm phỏng vấn: Xác định chính xác thời gian và địa điểm để sắp xếp lịch trình phù hợp, tránh trường hợp đi trễ hoặc nhầm lẫn.
• Yêu cầu và thông tin liên quan đến vị trí công việc: Bao gồm trang phục phù hợp, các tài liệu cần mang theo (CV, portfolio,...) và những lưu ý khác.

Nghiên cứu về công ty và vị trí công việc

Để có một buổi phỏng vấn thành công, bạn cần dành thời gian tìm hiểu kỹ về công ty và vị trí ứng tuyển:

• Lĩnh vực hoạt động của công ty: Tìm hiểu về lịch sử hình thành, văn hóa công ty, sản phẩm/dịch vụ, sứ mệnh, tầm nhìn,... để thể hiện sự quan tâm và hiểu biết của bạn đối với công ty.
• Vị trí công việc và yêu cầu công việc tương ứng: Nghiên cứu kỹ mô tả công việc, yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức,... để chuẩn bị những câu trả lời phù hợp trong buổi phỏng vấn.

Ngoài ra, bạn cũng nên:

• Chuẩn bị câu trả lời cho các câu hỏi phỏng vấn thường gặp.
• Luyện tập trả lời phỏng vấn với bạn bè hoặc người thân.
• Chuẩn bị trang phục phù hợp với văn hóa công ty và vị trí ứng tuyển.
• Mang theo đầy đủ các tài liệu cần thiết.

Cách trả lời thư mời, email phỏng vấn bằng tiếng Anh, gợi ý mẫu câu phù hợp

Bắt đầu bằng lời chào và cảm ơn

• Dear Mr/Ms [Tên người liên hệ],
• Dear HR Department,
• Dear Hiring Manager,
• Thank you for your email and for inviting me to interview for the [Tên vị trí] position at [Tên công ty].

Xác nhận tham gia phỏng vấn

• I am writing to express my sincere appreciation for your invitation to interview for the position of [Tên vị trí] at [Tên công ty].
• I am delighted to accept your invitation to interview for the [Tên vị trí] position on [Ngày] at [Thời gian].
• I am writing to confirm my attendance at the interview scheduled for [Ngày] at [Thời gian].
• I am excited to learn more about the [Tên vị trí] position and [Tên công ty].
• I am writing to confirm my attendance at the interview for the [Tên vị trí] position on [Ngày] at [Thời gian].
• I look forward to meeting you and discussing the [Tên vị trí] position in more detail.

Đề xuất thời gian và địa điểm phỏng vấn (nếu cần thiết hoặc có thay đổi)

• I would be available for an interview on [Ngày] at [Thời gian]. Please let me know if this time works for you.
• If the proposed time and location do not work for me, I would be happy to reschedule.
• I would be available for an interview on [Ngày] at [Thời gian]. If this time does not work for you, please let me know and we can find a time that works for both of us.
• I am happy to meet at your office or at a location that is convenient for you.
• I would be available for an interview on [Ngày] at [Thời gian]. Please let me know if this time works for you.
• If the proposed time and location do not work for me, I would be happy to reschedule.

Yêu cầu thông tin bổ sung (nếu cần thiết)

• Could you please provide me with more information about the dress code for the interview?
• Could you please provide me with more information about the interview process?
• I have attached my resume and portfolio for your reference.
• I am available to answer any questions you may have.
• Could you please provide me with the contact information for the person I will be interviewing with?

Kết thúc thư mời với lời cảm ơn và lời chào cuối

• Thank you for your time and consideration.
• I look forward to hearing from you soon.
• Thank you for your time and consideration.
• I look forward to meeting you and discussing the [Tên vị trí] position in more detail.

Mẹo và lưu ý khi trả lời thư mời, email phỏng vấn

Để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng ngay từ bước đầu tiên, bạn cần lưu ý những điều sau khi trả lời thư mời phỏng vấn:

Sử dụng ngôn từ chuyên nghiệp và lịch sự: Ứng viên tránh sử dụng tiếng lóng, viết tắt hoặc ngôn ngữ thiếu trang trọng, việc sử dụng ngữ pháp và ngôn từ đúng chính tả sẽ thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng.

Trả lời thư mời trong thời gian quy định: Bạn nên trả lời thư mời trong vòng 24 giờ sau khi nhận được email. Việc trả lời thư mời chậm trễ có thể khiến nhà tuyển dụng đánh giá bạn thiếu chuyên nghiệp hoặc không quan tâm đến vị trí ứng tuyển.

Kiểm tra lại email trước khi gửi đi: Hãy đảm bảo email không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp vì chúng có thể khiến bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Đọc kỹ email trước khi gửi để đảm bảo nội dung rõ ràng, súc tích và thông tin đính kèm chính xác.

Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý:

• Đính kèm CV và các tài liệu liên quan (nếu cần thiết).
• Cung cấp đầy đủ thông tin liên lạc của bạn.
• Thể hiện sự quan tâm của bạn đối với vị trí ứng tuyển.
• Gửi email đến đúng địa chỉ email của nhà tuyển dụng.

Gợi ý mẫu email phỏng vấn bằng tiếng Anh hay

Mẫu email tiếng Anh 01: Xác nhận tham gia phỏng vấn

Dear [Nhà tuyển dụng],

Thank you for considering me for the position of [vị trí công việc] at [tên công ty]. I appreciate the opportunity to interview with your company.

I am writing to confirm my availability for the interview on [ngày] at [thời gian]. I am excited about the opportunity to discuss my qualifications further and learn more about the position.

Please let me know if there are any specific documents or information I should bring to the interview. I am looking forward to meeting with you and the interview panel.

Thank you once again for the invitation. I am excited about the possibility of joining [tên công ty] and contributing to its success.

Best regards,
[Tên của bạn]

Mẫu email tiếng Anh 02: Đề xuất thay đổi thời gian phỏng vấn

Subject: Request for Interview Schedule Change

Dear [Nhà tuyển dụng],

I am writing to express my gratitude for the invitation to interview for the position of [vị trí công việc] at [tên công ty]. However, I would like to request a change in the interview schedule due to [lý do chính].

The current interview date and time, [ngày] at [thời gian], coincides with a prior commitment that I cannot reschedule. I apologize for any inconvenience this may cause and would like to propose an alternative interview time.

I am available on [ngày] and [ngày] at [thời gian]. Please let me know if any of these options work for you. If none of these dates are suitable, I am more than willing to work out a mutually convenient time.

Thank you for your understanding, and I look forward to your response.

Best regards,
[Tên của bạn]

Mẫu email tiếng Anh 3: Xác nhận tham gia phỏng vấn và yêu cầu thông tin bổ sung

Subject: Confirmation of Interview Attendance and Additional Information

Dear [Nhà tuyển dụng],

Thank you for inviting me to interview for the position of [vị trí công việc] at [tên công ty]. I am thrilled about the opportunity and look forward to meeting with you and the interview panel.

I am confirming my attendance for the interview on [ngày] at [thời gian]. I would also like to request some additional information to help me prepare effectively. Could you please provide me with details about the format of the interview, any required materials, or specific topics that will be covered?

I appreciate your assistance in this matter. Thank you once again for considering my application, and I am eager to discuss my qualifications further during the interview.

Best regards,
[Tên của bạn]

Mẫu email tiếng Anh 4: Trả lời email mời phỏng vấn nhưng từ chối lời mời

Subject: Regretful Decline of Interview Invitation

Dear [Nhà tuyển dụng],

Thank you for extending an invitation to interview for the position of [vị trí công việc] at [tên công ty]. I appreciate the time and consideration you have given to my application.

However, after careful consideration, I have decided to withdraw my application for the position. Although I am impressed with [tên công ty] and the opportunity it offers, I have accepted another position that aligns more closely with my long-term career goals.

I sincerely apologize for any inconvenience caused by my decision. I appreciate the time and effort your team has invested in the recruitment process. Thank you once again for considering me for the position, and I wish you success in finding the right candidate.

Best regards,
[Tên của bạn]

Mẫu email tiếng Anh 5: Xác nhận tham gia phỏng vấn và yêu cầu thông tin bổ sung

Subject: Confirmation of Interview Attendance and Request for Additional Information

Dear [Nhà tuyển dụng],

Thank you for inviting me to interview for the position of [vị trí công việc] at [tên công ty]. I am honored to have the opportunity to discuss my qualifications further.

I am writing to confirm my attendance for the interview on [ngày] at [thời gian]. I am excited about the possibility of joining [tên công ty] and contributing to its success.

Additionally, I would appreciate it if you could provideme with some additional information to help me prepare for the interview. Specifically, I would like to know the format of the interview, the names and roles of the individuals I will be meeting with, and any recommended materials or topics I should focus on.

Thank you for your assistance in this matter. I am looking forward to the interview and the opportunity to showcase my skills and experience.

Best regards,
[Your Name]

Bằng cách tuân thủ những mẹo và lưu ý trên, bạn có thể tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và tăng cơ hội thành công trong buổi phỏng vấn. Trung tâm anh ngữ Wall Street English chúc bạn thành công trong buổi phỏng vấn!