Giao tiếp bằng tiếng Anh đã khó, trả lời điện thoại bằng tiếng Anh còn phức tạp hơn. Đặc biệt là khi làm việc trong các công ty, dù trong hay ngoài nước, thì bạn cũng sẽ thường gặp phải tình huống này. Để không ấp úng, lúng túng và giữ được hình tượng chuyên nghiệp, hãy cùng WSE tham khảo một vài phương pháp trả lời điện thoại bằng tiếng Anh dưới đây nhé.

Có sự chuẩn bị

trả lời điện thoại bằng tiếng Anh

 

Thông thường, khi trả lời các cuộc gọi tại văn phòng, bạn chỉ cần sử dụng một số mẫu câu và từ ngữ cố định, tùy vào nhu cầu công việc và vị trí mà bạn đảm nhiệm.

Vì vậy, để ứng phó nhanh hơn, bạn nên dành thời gian viết ra những câu thường dùng vào một quyến sổ. Cách này có 2 ưu điểm:

a. Bạn có thể suy nghĩ cách dùng từ và câu sao cho rõ ràng nhất.

b. Có thể kiểm tra lại cấu trúc ngữ pháp và cách dùng từ.

Nói chuyện rõ ràng

Mỗi khi lo lắng hoặc bồn chồn, giọng nói của một người có xu hướng nhỏ lại và khó nghe hơn bình thường. Đây là sẽ khuyết điểm rất lớn khi giao tiếp trên điện thoại.

Để cải thiện, bạn nên luyện nói thật rõ ràng mỗi ngày. Khi nhấc máy, hãy hít thở thật sâu và nói chuyện rõ ràng, chậm rãi.

Sử dụng những lời chào hỏi chuyên nghiệp

Những lời chào thân thiện và chuyên nghiệp là cách hay và đơn giản nhất để trả lời điện thoại bằng tiếng Anh. Bạn có thể sử dụng một số gợi ý sau:

Cách đơn giản nhất là nói: Hello/ Good Morning/ Good afternoon

Hoặc bạn có thể giới thiệu tên và chức vị của mình tại công ty và lịch sự đề nghị giúp đỡ. Ví dụ:

“Good morning. This is Lan with LDR Services. How can I help you?”

Đề nghị người kia giữ máy

Khi bạn cần thời gian để kiểm tra lại thông tin, nhận 1 cuộc gọi khác quan trọng hơn, đây là một số cách nói lịch sự đề đề nghị người kia đừng gác máy:

Could you hold for a moment?

Do you mind holding for a moment?

May I put you on hold?

Hãy luôn có giấy bút trong tay

Đây là điều đơn giản nhưng hữu hiệu nhất! Khi cần viết lại điều gì đó, bạn sẽ có thể làm ngay mà không cần lúng túng đi tìm bút và viết, khiến bản thân bị phân tâm và bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp.

Khi nghe điện thoại, bạn có thể viết những từ hoặc cụm từ mình định nói ra giấy khi đến phiên mình nói. Việc này giúp bạn không quên các chi tiết cần truyền đạt và sắp xếp câu từ mạch lạc hơn.

Hãy cho họ biết mình đang lắng nghe

Những từ như: “Hmm..”, “yeah”, “Oh, I see”… sẽ rất hữu ích trong khi trò chuyện qua điện thoại. Vì không thể gặp mặt trực tiếp nên đây sẽ là cách giúp bạn cho đối phương thấy rằng mình vẫn đang chăm chú lắng nghe.

Nhắc lại những chi tiết quan trọng

Với các thông tin quan trọng như ngày, giờ, số điện thoại…, bạn đừng ngại nhắc lại những thứ mình vừa ghi. Các thông tin này thường dài và khó nhớ, vì vậy, đây là cách bạn chắc chắn rằng những điều mình vừa ghi là chính xác. Người kia cũng sẽ muốn biết bạn có viết đúng thông tin hay không.

Khi muốn nhắc lại, bạn có thể dùng một số cách nói như:

Great. I’d like to repeat that back to you to make sure it’s correct.

Can I repeat that back to you?

Tập đọc ngày, giờ tiếng Anh

Nói điện thoại bằng tiếng Anh

 

Ngày giờ bình thường hoàn toàn không khó để biểu đạt, nhưng qua đường dây điện thoại thì mọi chuyện sẽ rắc rối hơn nhiều. Bạn cần ghi nhớ đọc ngày, giờ đúng cách để tránh những hiểu lầm không đáng có.

Ngày:

Saturday, November 5, 2016 = Saturday, November fifth (5th), twenty sixteen

March 23, 1988 = March twenty-third (23rd) nineteen eighty-eight

Giờ:

8:15 a.m. = Eight fifteen a.m./Quarter past eight in the morning

10:45 p.m. = Ten forty-five p.m./A quarter to eleven at night

Đừng ngại hỏi lại

Chắc chắn, trong khi nói điện thoại, sẽ có lúc bạn không nghe rõ vì bận làm việc khác hoặc đường truyền không tốt. Khi muốn đề nghị người kia nhắc lại thông tin một cách lịch sự, bạn có thể nói:

I’m sorry, could you repeat that?

Could you say that once more?

I heard you say [repeat what you heard] is that correct?

Did you say [repeat what you heard]?

Nếu ai đó nói quá nhanh, bạn có thể đề nghị họ nói chậm lại:

“I’m sorry. Could you slow down please?”

“Could you say that more slowly please?”

Bạn muốn trải nghiệm phương pháp học độc đáo của Wall Street English?
Để lại thông tin của bạn dưới đây.