Nếu việc soạn thảo email bằng tiếng Anh là nỗi ảm ảnh của bạn, thì bài viết này sẽ giúp bạn điểm qua 4 cách đơn giản để viết email thật chỉn chu, chuyên nghiệp và gây ấn tượng tốt trong mắt người nhận.

 

Những lưu ý khi viết email thương mại bằng tiếng Anh

 

1. Tiêu đề rõ ràng

Trên thực tế, khi gửi và trả lời email tiếng Anh nhiều bạn vẫn hay rơi vào một trong ba trường hợp:

  • hoàn toàn không ghi tiêu đề;

  • ghi tiêu đề thành một câu dài;

  • chỉ vỏn vẹn một chữ “Re:…” hoặc quá ngắn

Những lỗi nhỏ nhặt như vậy có thể khiến email của bạn lọt thỏm trong vô vàn email công việc, hoặc bị tự động xếp vào mục spam (thư rác) trong inbox của người nhận. Để tránh tình trạng trên, hãy luôn chọn một tiêu đề phù hợp, thường là một cụm danh từ, không dài quá 50 ký tự và tóm tắt nội dung chính của email. Chẳng hạn khi gửi báo giá cho khách hàng, thay vì chỉ ghi “Quote”, hãy chọn tiêu đề rõ ràng hơn như “Quote for Order 5520 from NYC Inc.”

 

2. Nội dung ngắn gọn, súc tích

Theo thống kê của Viện nghiên cứu toàn cầu McKinsey, trung bình chúng ta dành ra 1/3 thời gian ở văn phòng để kiểm tra, gửi và hồi âm email. Chính vì vậy, hãy cố gắng trình bày nội dung thật cô đọng và dễ hiểu để tiết kiệm thời gian nhưng vẫn truyền tải đủ thông điệp cần trao đổi. Cho dù khả năng ngoại ngữ chưa tốt, bạn vẫn cần rèn luyện thói quen dùng các mẫu câu thông dụng thay cho việc “Google dịch” email từ tiếng Việt sang tiếng Anh, vốn mất thời gian hơn và cũng làm cho email trở nên dài dòng, luộm thuộm. Không kể đến lời chào ở đầu và cuối, email thương mại trong tiếng Anh thường chỉ gồm ba mục:

  • cảm ơn người nhận vì đã hồi âm hoặc chủ động liên lạc 

  • trình bày lý do viết email  

  • câu kết luận nêu mong muốn, yêu cầu đối với người nhận   

 

3. Nắm vững một số cấu trúc thông dụng

Trước khi có thể viết email một cách trôi chảy và chuyên nghiệp nhất, bạn có thể tham khảo các mẫu câu thông dụng cho một email thương mại dưới đây:

 

  • Chào hỏi:

Dear Mr…./ Mrs….(nếu bạn biết rõ tên người nhận)

Dear Sir or Madam (nếu bạn chưa biết rõ tên người nhận)

 

  • Cảm ơn người nhận vì một lý do gì đó

Thank you for your email about….(cảm ơn email của bạn về vấn đề…)

Thank you for contacting us at... (cảm ơn đã liên hệ với công ty…)

Thank you for your prompt reply. (cảm ơn vì đã phản hồi nhanh chóng)

 

  • Trình bày lý do viết email

I am writing this email to…(tôi viết email này để…)

I am writing in reference to…(tôi viết email này để trình bày về…)

I deeply regret to inform you that…(tôi rất tiếc phải thông báo rằng…)

We are pleased to announced that…(chúng tôi rất vui khi thông báo rằng…)

 

  • Nêu mong muốn, yêu cầu với người nhận

We would appreciate it if you could…(chúng tôi rất vui nếu bạn có thể…)

Could you please…? (bạn có thể vui lòng…?)

Please accept our sincere apologies for…(xin hãy chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi về…)

I am looking forward to hearing from you. (tôi rất mong nhận được hồi âm từ bạn.)

If you have any question, please do not hesitate to contact us. (nếu bạn có câu hỏi gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi)

 

  • Kết thúc email

Yours sincerely, (khi bạn biết tên người nhận)

Sincerely yours,

Yours faithfully, (khi bạn không biết tên người nhận)

 

4. Chú ý đến văn phong và bước kiểm tra lại

Những lưu ý khi viết email thương mại bằng tiếng Anh

Bỏ qua bước đọc lại email trước khi gửi có thể gây ra cho bạn những thiệt hại vô hình nhưng đáng tiếc!

 

Khác với email gửi bạn bè mang tính chất thân thiện (informal), phần lớn email thương mại đều theo văn phong trang trọng (formal). Do đó khi tra cứu nghĩa của từ trong từ điển hay cấu trúc câu trên mạng, bạn cần chú ý xem từ và câu đó có đủ trang trọng (được ghi chú là “formal”) để sử dụng trong email gửi sếp hoặc khách hàng không. Ngoài ra, văn phong trang trọng cũng yêu cầu bạn tuân thủ một số quy định như:

  • không được viết tắt (I’m thay cho I am; Your hay You’re thay cho You are)

  • không sử dụng tiếng lóng

  • không tự “sáng tạo” ra từ. Thay vào đó, bạn hãy tra cứu từ điển để dùng từ chính xác nhất

  •  

Cuối cùng, một lưu ý tưởng chừng đơn giản, hiển nhiên nhưng lại thường bị phớt lờ đó là đọc lại email trước khi gửi. Sau khi phải vắt óc suy nghĩ quá nhiều, các bạn thường thở phào bấm gửi ngay mà không kiểm tra xem email của mình đã ổn chưa. Đây thực chất là thao tác cực kì hiệu quả, giúp bạn tránh “mất điểm” bởi những lý do nhỏ nhặt như lỗi chính tả, dùng sai từ, thiếu ý, v.v... Nếu email của bạn không cần quá bảo mật, bạn hoàn toàn có thể nhờ ai đó cùng ngồi kiểm tra lại email trước khi gửi đi.

 

 

Bonus: Đọc-hiểu địa chỉ email thế nào cho chính xác?

Một trường hợp thường thấy khi trao đổi với sếp hoặc đối tác nước ngoài là bạn không nghe hiểu địa chỉ email để điền vào khung người nhận. Trên thực tế, điều này hết sức đơn giản nếu bạn ghi nhớ cách đọc một số ký tự đặc biệt như:

  • @ được đọc là “at”

  • Dấu chấm được đọc là “dot”

  • Dấu gạch dưới _ được gọi là “underscore”

VD: địa chỉ james_bond@wallstreetenglish.com sẽ được đọc thành james underscore bond at wallstreetenglish dot com.  

 

 

 


 

Hãy gọi cho chúng tôi
(028) 62 88 35 66 hay để chúng tôi gọi lại cho bạn
Để lại thông tin của bạn dưới đây.