Khi nói đến “tăng hiệu quả công việc”, phần đông chúng ta thường xem nhẹ tầm quan trọng của một không gian làm việc ngăn nắp, được sắp xếp khoa học. Trong bài viết này, hãy cùng Wall Street English khám phá một trong những nguyên tắc quản lí môi trường làm việc để tăng năng suất lao động mà các công ty Nhật Bản thường áp dụng - đó là nguyên tắc 5S.

 

lam-moi-phong-thuy-noi-lam-viec

Nguyên tắc 5S là gì?

Hiểu một cách đơn giản thì 5S là nguyên tắc đề ra cho việc quản lý môi trường làm việc nhằm đem lại năng suất cao nhất. 5S được tạo thành bởi 5 chữ S đầu tiên của các bước bao gồm:

- Sort (Sàng lọc): phân loại vật dụng trong văn phòng.

- Store (Sắp xếp): bố trí lại không gian làm việc.

- Shine (Sạch sẽ): vệ sinh mọi thứ xung quanh.

- Standardize (Tiêu chuẩn hóa): duy trì 3S phía trên để tạo thói quen.

- Sustain (Bền vững): áp dụng 5S mọi nơi để luôn chủ động.

 

Nguyên tắc ra đời dựa trên triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển - nên nếu mỗi nhân viên biết ý thức, kỷ luật tốt thì sẽ đem lại hiệu quả lớn cho sự thành đạt của công ty. Nó phổ biến là nhờ sự đơn giản đến mức không cần áp dụng công nghệ phức tạp để phân tích hay theo dõi kết quả, và cũng phù hợp cho mọi mô hình công ty, tổ chức từ đơn giản đến phức tạp.

Khi nào cần áp dung 5S?

Hãy thử trả lời các câu hỏi dưới đây. Nếu đa phần câu trả lời là “Có” thì đã đến lúc công ty bạn cần áp dụng nguyên tắc 5S:

1. Các nhân viên trong công ty có gặp khó khăn trong việc sắp xếp tài liệu, kể cả tài liệu giấy và tài liệu điện tử, không?

2. Văn phòng có hàng đống dây điện chằng chịt hoặc ổ cắm nằm lộn xộn không?

3. Có những hồ sơ, ngăn kéo, và tủ đồ nào trong văn phòng không được dán nhãn hoặc không được đánh dấu - khiến việc xác định bên trong chúng chứa gì trở nên khó khăn?

4. Những khoảng không gian quý giá có đang bị lấp đầy bởi những vật dụng vô ích không?

5. Trong văn phòng có giấy tờ nào không cần thiết và bị phủ bụi không?

6. Các thành viên trong văn phòng đã biết cách giữ không gian làm việc gọn gàng và ý thức đầy đủ được vai trò, trách nhiệm của họ chưa?

Áp dụng 5S như thế nào cho hiệu quả?

Nếu là chủ doanh nghiệp, bạn có thể huấn luyện nhân viên của mình áp dụng 5S bằng các buổi thực hành diễn ra trong vòng một ngày. Ở buổi đầu tiên, các nhân viên cần nên đạt đủ 3S (Sort, Store, Shine) theo cách sau:

1. Chụp ảnh trạng thái hiện tại bàn làm việc của mình.

 

lam-moi-phong-thuy-noi-lam-viec

 

2. Sàng lọc, phân loại những vật dụng cần thiết và không cần thiết, rồi tách chúng ra.

3. Sắp xếp những vật dụng cần thiết để mọi thứ gọn gàng và có vị trí nhất định trên bàn làm việc. Sau đó kiểm tra lại bạn đã có thể tìm thấy bất cứ thứ gì mình cần trong vòng dưới 30 giây hay chưa.

 

lam-moi-phong-thuy-noi-lam-viec

 

4. Vệ sinh khu vực làm việc và loại bỏ những vật dụng có thể gây cản trở việc lau chùi, ví dụ như những đồ vật nằm bừa bộn trên sàn – hãy để gọn chúng vào trong các hộc tủ.

 

lam-moi-phong-thuy-noi-lam-viec

 

5. Chuẩn bị một kế hoạch xử lý những vật dụng chưa thể sắp xếp được trong ngày hôm đó, nhưng có thể giải quyết trong tương lai gần. Ví dụ như bạn có thể đem bán hoặc cho ai đó miễn phí các đồ vật không cần thiết của mình.

6. Chụp ảnh trạng thái nơi làm việc sau khi áp dụng 5S.

 

lam-moi-phong-thuy-noi-lam-viec

Các mốc thời gian để áp dụng 5S

Hai tuần sau buổi thực hành 5S đầu tiên, tất cả các thành viên trong văn phòng nên chụp bức ảnh thứ ba và so sánh nó với hai bức ảnh trước đó. Mọi người có thể kiểm tra chéo lẫn nhau xem nguyên tắc 5S đã được áp dụng hiệu quả chưa. Trong thời gian này, bạn có thể nhắc nhở hoặc phân công cụ thể để mỗi người biết vai trò và trách nhiệm của mình.

 

lam-moi-phong-thuy-noi-lam-viec

 

Hai tháng sau đó, hãy tiến hành kiểm tra chéo lần nữa và đảm bảo 5S đã được chủ động thực hiện bởi mọi nhân viên trong công ty - và nó đã thực sự trở thành thói quen, nguyên tắc của mọi người mà không cần nhắc nhở.

Vai trò của 5S

lam-moi-phong-thuy-noi-lam-viec

 

Nguyên tắc 5S không chỉ giúp nâng cao năng suất công việc chung trong văn phòng công sở, mà còn có thể áp dụng rất tốt cho cá nhân, các bạn làm việc tự do (freelancer) hay kinh doanh độc lập.

 

Việc hình thành thói quen gọn gàng, chủ động nhờ 5S cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian quý báu, suy nghĩ thông suốt và từ đó làm việc suôn sẻ hơn. Bạn có thể tận dụng khoảng thời gian tiết kiệm được nhờ 5S để đầu tư vào việc phát triển năng lực cá nhân - như học thêm ngoại ngữ hay các kỹ năng chuyên môn quan trọng khác - để có những bước tiến vững chắc trong sự nghiệp của mình.

Bạn muốn trải nghiệm phương pháp học độc đáo của Wall Street English?
Để lại thông tin của bạn dưới đây.