Soạn thảo một email thương mại chuẩn mực, chuyên nghiệp không phải là chuyện dễ dàng. Đặc biệt khi bạn làm việc với đối tác nước ngoài, email tiếng Anh sẽ càng là thử thách “khó nhằn” hơn. Nếu đã nắm vững 4 lưu ý khi viết email thương mại bằng tiếng Anh, mời bạn tiếp tục tham khảo 20 mẫu câu thông dụng sau.

mau-cau-thong-dung-trong-email/mau-cau-thong-dung-trong-email

Trình bày lý do viết email

Bên cạnh phần chào hỏi thông thường, đoạn mở đầu cũng là nơi để bạn trình bày lý do viết email. Với một email thương mại, bạn có thể áp dụng các mẫu câu như:

- I am writing to you regarding…/ in connection with…

Tôi viết email này để liên hệ về vấn đề…

 

- Further to…/ With reference to…

Liên quan đến vấn đề…

 

- I am writing to you on behalf of…

Tôi thay mặt…viết email này để…

 

- Might I take a moment of your time to…

Xin ông / bà / công ty cho phép tôi…(rất trang trọng, chỉ dùng trong lần đầu tiên liên hệ với đối tác.)

Đưa ra lời đề nghị, yêu cầu

Là một trong hai nội dung phổ biến nhất trong email thương mại, lời đề nghị, yêu cầu cần phải lịch sự, chuyên nghiệp và rõ ràng để tránh nhầm lẫn. Bốn mẫu câu thông dụng gồm:

- I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about…

Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về…

 

- Would you mind…? / Would you be so kind as to…?

Xin bạn vui lòng…

 

- We are interested in…and we woud like to…

Chúng tôi rất quan tâm đến…và muốn…

 

- We carefully consider…and it is our intention to…

Chúng tôi đã cẩn thận xem xét…và mong muốn được…

mau-cau-thong-dung-trong-email/mau-cau-thong-dung-trong-email

Xin lỗi người nhận email                

Trong quá trình cộng tác, kinh doanh, chắc chắn sẽ không tránh khỏi những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn. Để đưa ra lời xin lỗi chân thành nhưng vẫn chuẩn mực, bạn có thể tham khảo:

- We regret / are sorry to inform you that…

Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng…

 

- Please accept our sincere apologies for…

Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành về…

 

- We truly understand and apologize for…you are given due to…

Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về những bất tiện đã gây ra cho quý khách do…

 

- I promise this case will never happen again and it is our pleasure if you could accept…as a humble compensation.

Tôi xin hứa sự việc này sẽ không tái diễn và rất mong ông / bà có thể chấp nhận….như một khoản bồi thường.

Đề cập đến tài liệu đính kèm

Thông thường khi gửi email thương mại, chúng ta rất hay đính kèm các tài liệu liên quan. Để thông báo, nhắc nhở người nhận không bỏ sót phần này, bạn nên nói:

- Please find attached…

Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email.

 

- Attached you will find…

Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này.

 

- I am sending you…as an attachment.

Tôi đã đính kèm…

 

- Can you please sign and return the attached contract by next Friday?

Xin vui lòng ký và gửi lại bản hợp đồng đính kèm trước thứ 6 tuần sau (với cách này, bạn sẽ có thể dùng kèm thêm động từ.)

Kết thúc email

Cuối cùng, để tỏ rõ thiện chí, bạn không nên kết thúc email thương mại bằng một lời chào đơn giản. Thay vào đó, hãy giữ liên lạc với người nhận theo các cách như:

- Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.

Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.

 

- I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance.

Tôi hi vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ.

 

- Please reply once you have the chance to…

Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…

 

- We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon.

Rất cảm ơn sự giúp đỡ của bạn và mong nhận được hồi âm sớm.

 

Ở trên là 20 mẫu câu thông dụng và phù hợp nhất khi bạn soạn email thương mại cho đối tác, khách hàng. Để tìm hiểu thêm về email trang trọng trong tiếng Anh, hãy download ngay ebook “English for Formal Email Writing”.

Bạn muốn trải nghiệm phương pháp học độc đáo của Wall Street English?
Để lại thông tin của bạn dưới đây.